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Regra de Mala Direta Próximo Registro

A regra Próximo registro em uma mala direta permite o prosseguimento para o próximo registro sem iniciar uma nova página, ela permite que sejam mesclados dois ou mais registros em uma mesma página.

Essa regra é ideal pra ser usada, por exemplo, quando você quer gerar várias etiquetas em uma mesma página.

Exemplo Prático da regra Próximo registro.

No exemplo que mostraremos neste tutorial usaremos a regra Próximo registro juntamente com a regra Mesclar registro nº para acondicionar duas correspondências em uma mesma página.

Para o exemplo deste tutorial usaremos a seguinte planilha como fonte de dados:

Planilha de Controle de livros

Na imagem acima mostra uma planilha do Excel (planilha de controle empréstimos e devolução de livros) que contém a lista de usuários que fazem empréstimo de livros em uma biblioteca. Observe que ela possui uma coluna que exibe a situação da devolução ou não do livro emprestado.

Coluna situação

Usaremos o modelo de carta abaixo, que deverá ser enviada somente para os usuários que ainda não devolveram os livros emprestados.

Modelo de Carta - Mala Direta

Para que este tutorial não fique muito extenso não mostrarei como selecionar a base de dados e nem como inserir os campos de mesclagem, porque você pode ver como fazer isso no tutorial Como fazer Mala Direta no Word 2010, o objetivo aqui é apenas mostrar como usar a regra Próximo registro.

1- Posicione o cursor (ponto de inserção) na frente de Pedido nº da primeira carta e na Guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos clique em Regras e depois clique também em Mesclar registro nº.

Inserir regra mesclar registro nº

2- Posicione o cursor (ponto de inserção) na frente de Pedido nº da segunda carta e na Guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos clique em Regras e depois clique também em Mesclar registro nº.

Inserir regra mesclar registro nº

Ficará como na imagem abaixo:

Modelo de Carta para Mala Direta

Aplicando o Filtro de mesclagem

Como a coluna SITUAÇÃO na fonte de dados não está classificada teremos que aplicar um filtro para que ao concluir e mesclar sejam gerados correspondência somente para os registros que atenderem o(s) critério(s) de filtragem.

especificar um filtro para que ao concluir a mala direta sejam mesclados somente os registros dos destinatários que ainda não devolveram os livros, conforme consta na coluna SITUAÇÃO da fonte de dados.

1- Para aplicar o filtro devemos clicar em Editar Lista de Destinatários que se encontra no grupo Iniciar Mala Direta da guia Correspondências.

Editar Lista de Destinatários

2- E na caixa de diálogo Destinatários da mala direta clique em Filtrar...

Filtrar

3- Em seguida, na guia Filtrar os registros da caixa de diálogo Filtrar e classificar faça as seguintes especificações:

Em Campo: selecione o campo SITUAÇÃO

Em Comparação: selecione a opção Igual a

Em Comparar com: digite não devolvido (para filtrar apenas os registros dos destinatários que não devolveram os livros)

Filtrar os registros

Agora que já inserimos a regra Mesclar registro nº e adicionamos o Filtro chegou a hora de inserir a regra Próximo registro. Mas antes disso vamos fazer uma demonstração de como ficaria o documento gerado sem a utilização da regra Próximo registro.

Demonstração de como ficaria sem a regra Próximo registro

1- Na Guia Correspondências clique em Concluir e Mesclar e depois clique na opção Editar Documentos Individuais...

Concluir e Mesclar

2- Na caixa de diálogo Mesclagem para novo documento selecione a opção Todos e depois clique no botão OK.

Mesclar todos

3- Veja o resultado da mesclagem.

Modelo de carta mesclado

Observe que nas páginas do documento gerado os dados estão se repetindo em cada página.

Há uma forma de solucionar esses problemas e pra isso teremos que utilizar a regra Próximo registro.

Adicionando a regra Próximo registro

Para adicionar a regra Próximo registro em nosso exemplo posicione o cursor (ponto de inserção) abaixo da data da primeira carta do modelo de correspondência e na Guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos clique em Regras e depois clique também em Próximo registro.

Inserir regra próximo registro

Depois de inserido o campo Próximo registro nosso modelo de carta ficará com a seguinte aparência:

regra próximo registro

OBS: Como nosso modelo de correspondência só tem dois documentos na página a regra Próximo registro foi inserido somente uma vez entre os dois documentos, caso houvesse três documentos a regra Próximo registro teria que ser inserido mais uma vez entre o segundo e terceiro documento.

Concluir e Mesclar

Agora chegou o momento de concluir e mesclar definitivamente para ver se os documentos foram emitidos corretamente.

1- Na Guia Correspondências clique em Concluir e Mesclar e depois clique na opção Editar Documentos Individuais...

Concluir e Mesclar

2- Na caixa de diálogo Mesclagem para novo documento selecione a opção Todos e depois clique no botão OK.

Mesclar todos

3- Veja o resultado da mesclagem.

resultado da mesclagem

Observe que agora os dados não estão se repetindo e o número do pedido está numerado corretamente de forma sequencial e somente os registro que atenderam o critério da filtragem foram mesclados.





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