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Regra de Mala Direta: Preencher



A regra Preencher é bem parecida com a regra Perguntar que já vimos no tutorial Como Usar a Regra de Mala Direta Perguntar, com a diferença que na regra Preencher não é necessário adicionar indicadores para demarcar o local e nem usar o campo Ref para exibir os dados informados no momento da mesclagem. Porém, esta regra tem a desvantagem de não ser possível repetir os dados informados.

Assim como a regra Perguntar ao utilizar regra Preencher em uma mala direta será solicitado uma resposta sempre que você fizer a mesclagem dos dados ou quando você percorrer os registros dessa mala direta. É importante salientar mais uma vez que nesta regra não é necessário adicionar indicadores e nem utilizar o campo Ref para exibir a resposta no conteúdo do documento.


Como usar a Regra Preencher em uma Mala Direta

No exemplo deste tutorial usaremos o mesmo modelo de comunicado de reunião que foi utilizado no tutorial Como usar regra de Mala Direta Perguntar, digamos que este comunicado deve ser enviado periodicamente aos funcionários de determinada empresa, sendo assim, sabendo que o conteúdo do comunicado é sempre o mesmo e o que muda são apenas a data e o horário de realização dessa reunião.


Modelo de Comuinicado de Reunião


Observe na imagem acima que os espaços destacados em vermelho são os locais onde deverão ser inseridos a data e o horário.

Adicionaremos a regra Preencher para que no momento que estiver fazendo a mesclagem o usuário possa informar a data e o horário da respectiva reunião que automaticamente será inserida no documento.

Usaremos também com o como fonte de dados a mesma planilha já usada em outros tutoriais sobre mala direta disponíveis na seção Mala Direta do site.


Planilha de dados para mala direta


Depois de ter feito a ligação com a base de dados e de ter adicionados os campos de mesclagem (veja o tutorial Como fazer Mala Direta no Word), siga os passos abaixo para especificar a regra Preencher:

1- Apague o espaço em vermelho onde a data deverá ser inserida e mantenha o cursor (ponto de inserção) neste local, em seguida na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos clique em Regras e depois clique também em Preencher...


Regra Preencher


2- Na caixa de diálogo Inserir Campo: PREENCHER tem as seguintes opções:

Prompt: neste campo digitamos o texto que será exibido na caixa Preencher durante a mesclagem. Aqui neste exemplo digitaremos o texto “Informe a data da reunião.”

Texto de preenchimento padrão: neste campo podemos digitar o texto que você deseja que seja inserido automaticamente caso nenhum texto seja digitado na caixa Preencher. Neste nosso exemplo vamos deixar essa caixa em branco.

Caixa Perguntar: ao selecionar esta opção a caixa Perguntar aparecerá somente quando o primeiro registro de dados for mesclado e a sua resposta será inserida em todos os documentos mesclados resultantes. Caso queira inserir uma resposta diferente para cada documento resultante da mesclagem deixe esta opção desmarcada. Neste nosso exemplo vamos marcar essa opção, pois a data da reunião deverá ser igual em todos os comunicados.


Inserir Campo Preencher


3- Agora apague o espaço em vermelho onde o horário deverá ser inserido e mantenha o cursor (ponto de inserção) neste local, em seguida na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos clique em Regras e depois clique também em Preencher...


 Regra Preencher


4- Na caixa de diálogo Inserir Campo: PREENCHER, no campo Prompt digite o seguinte texto “Informe o horário da reunião.” Selecione também a opção Perguntar.


Inserir data automática


Concluir e Mesclar

Agora vamos fazer a mesclagem pra ver se tudo foi feito corretamente.

Na guia Correspondência, no grupo Concluir clique em Concluir e Mesclar e depois clique em Editar Documentos individuais...


Concluir e Mesclar


Na caixa de diálogo Mesclagem para novo documento selecione a opção Todos e clique no botão OK.


Mesclagem para novo documento


Surgirá uma caixa de mensagem solicitando que informe a data da reunião. Informe a data e clique em OK.


Informar data da reunião


Surgirá uma nova caixa de mensagem solicitando que informe o horário da reunião. Informe o horário e clique em OK.


Informar horário da reunião


Veja o resultado:


resultado da regra Preencher


Consideração Final:

Neste tutorial mostramos passo a passo como pode ser utilizado a regra Preencher e esperamos que a partir desta simples demonstração você possa aplicar e/ou adaptar em seus projetos.

Em algum momento pode ser necessário visualizar toda estrutura dos códigos de campo, seja para editar, seja para excluir, seja para verificar possíveis erros. Pra isso clique na Guia Arquivo e depois em Opções.

Na caixa de diálogo Opções do Word clique em Avançado e ao lado direito no grupo Mostrar conteúdo do documento selecione a opção Mostrar códigos de campo em vez de seus valores.


Opções do Word


Veja a exibição dos códigos de campo na imagem abaixo:


Mostrar código de Campo


Uma outra forma também de exibir os códigos de campo é selecionar o campo e clicar sobre ele com o botão direito do mouse e depois clicar na opção Alternar código de campo.


Alternar Código de Campo





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